Hvordan fastsette et budsjett i borettslag og sameier

En av styrets hovedoppgaver er å fastsette budsjettet i samarbeid med forretningsfører. Her går vi gjennom noen viktige punkter å tenke på når styret jobber med budsjettet i borettslaget eller sameiet.

Å sette opp et budsjett kan sammenlignes litt med å være spådame eller spåmann. Forskjellen er at i stedet for å spå i kaffegruten og gjette hva som kommer til å skje, går man ved budsjettering ut fra historikk og kunnskap.  Når man setter opp et budsjett går man ut fra erfaring fra de foregående årene. Deretter ser man på hvilke planer man har i året som kommer.

Hva er et budsjett

Et budsjett er en oppstilling over inntekter og kostnader som rører seg i et borettslag eller sameie. Det er viktig at styret har et godt budsjett som grunnlag for hvordan disse bør driftes. Et godt budsjett er gjennomarbeidet. Det gir en god oversikt over hva som står oppført under inntekter og hva som står oppført under kostnader.

Hva står det i budsjettet

Hvis man skal ha et godt budsjett og vite at man har penger til å betale for seg, så må man forstå hvordan postene i budsjettet funker og når de betales.

På inntektssiden i budsjettet står det hvor inntektene til borettslaget eller sameiet kommer fra. Det kan være rene fellesutgifter eller innkreving av kapital, utleie av parkeringsplasser, kontorer eller felles forsamlingslokale. I et budsjett snakker man om fellesutgifter eller felleskostnader, men dette er inntektene til sameiet eller borettslaget.

På kostnadssiden handler det om hvordan sameiet eller borettslaget skal bruke pengene som kommer inn. Litt av hovedpoenget med et sameie eller borettslag er kostnadsfordeling. Altså at man fordeler de kostnadene som er forbundet med å drifte eiendomsmassen.

Det aller viktigste å tenke på når budsjettet vedtas er at sameiet eller borettslaget har penger til å gjøre opp de kravene som forfaller. Når de forfaller. Da slipper man å skyve på betalinger gjennom året, snu seg til eierne å spørre om penger eller gå i banken for å be om lån. Ofte forfaller forsikring og kabeltv en gang i året, og gjerne tett på hverandre. Har begge forfallsdato i desember, må budsjettet legges opp så det er penger på konto når utgiftene forfaller.

Hvis man fordeler disse kostnadene over en gang i måneden, så er det enklere å forutse hvordan budsjetter bør se ut, og også følge opp budsjettet gjennom året.

Håndtering av uforutsette hendelser i budsjettet

Budsjettet vedtas en gang i året, ofte på høsten. Men et år er ganske lang tid. Det kan oppstå lekkasjer, skader, trær som faller ned, kjellere som oversvømmes, eller bunnledninger som sprekker. Oppstår det noe som sameiet eller borettslaget trenger større midler til, kan det bli nødvendig å revidere budsjettet og lage et nytt budsjett. 

Det uforutsette må uansett håndteres. Styret i sameier og borettslag har den samme myndigheten som et simpelt flertall på årsmøtet og generalforsamling. Hvis en sak kan vedtas med et simpelt flertall der, har styret myndighet til å ta avgjørelsen om en slik sak uten å avholde et møte. Allikevel kan det være lurt å ha årsmøtet eller generalforsamlingen i ryggen på beslutninger som er av et større volum.

Dersom for eksempel bunnledningen sprekker og det må graves og ledning skiftes. Dette koster for en halv million eller mer. Er det ikke penger på konto til å dekke dette må styret kalle inn til årsmøte eller generalforsamling. Her legges saken frem og fellesskapet må vedta hvordan dette skal finansieres. Det kan for eksempel kalles inn kapital fra eierne, eller tas opp et lån.

Det er selvsagt aller best å være i forkant av slike hendelser, men det er vanskelig å forutse det som skjer akutt. Det man derimot kan forutse, er fasaderehabilitering eller behovet for en rehabilitering av tak. Bygningsdeler og masse har gjerne en forutsigbar levetid. Kostnader til fremtidig vedlikehold og rehabilitering, legges inn i budsjettet som vedtas på årsmøtet i sameiet og generalforsamlingen i borettslaget.

Hvor ofte man bør følge opp budsjettet for å se hvordan man ligger an, kommer an på hvor høy aktivitet det er i borettslaget eller sameiet. Hvis driften er normal og det ikke er noe utenom det vanlige som skjer, trenger man ikke stadig å følge opp, kanskje en gang i halvåret. Er det noe som koster mye penger, et eller flere store prosjekter og kanskje rehabilitering som pågår, så er det viktig å ha kontroll underveis og styret bør være tettere på og følge opp.

Budsjett og resultat

I et sameie eller borettslag har man ofte lån. Dette betales i avdrag som ikke dette fram i budsjettet, det er noe som kommer i tillegg. Avdrag er egentlig ikke kostnader, men nedbetaling av gjeld, og dette står i balansebudsjettet. Samtidig dukker det opp som en minuspost på kontoen, og når styret skal fastsette budsjettet og ha kontroll på likviditeten, eller betalingsevnen, er det viktig å ta med dette i beregningen.

Om det dukker opp noe uforutsett som ikke står i budsjettet, men allikevel må betales, så kan vi si at budsjettet sprekker. Budsjettet vil få en større kostnadsside enn det som var beregnet, men man vil også få en større inntektsside enten man tar opp lån eller krever inn kapital.

Det er ikke alltid enkelt å være den som spår i fremtiden. Men et budsjett gir god oversikt over hva man skal bruke penger på det neste året. På slutten av året kommer regnskapet og det er fasiten på om budsjettet har spådd riktig eller feil, og hva som må justeres til neste år.