Hvordan vedta saker på generalforsamling og årsmøte?

Alle som bor i et borettslag eller sameie må forholde seg til det fellesskapet har bestemt. Årsmøte og generalforsamling er øverste myndighet i begge typer boligselskap, og de holdes hvert år innen utgangen av juni. Det er her alle vedtak  og beslutninger som påvirker driften i den kommende tiden fattes. Her skal vi se nærmere på hvordan sakene vedtas.

Hvilke vedtak kan fattes!

Noen saker er obligatoriske å ta til generalforsamling og årsmøte. På ordinær generalforsamling og årsmøte behandles blant annet årsregnskapet og årsberetningen. Selv om disse sakene ikke alltid er nevnt i innkallingen, skal de alltid behandles av generalforsamlingen eller årsmøtet. Det skal også foretas valg av styremedlemmer. Som oftest blir disse valgt blant eierne, men det er ikke nødvendig at et styremedlem eier en andel eller seksjon, det kan også være noen utenfor borettslaget eller sameiet.

Generalforsamlingen og årsmøtet er høyeste myndighet

Generalforsamlingen og årsmøtet er som nevnt høyeste myndighet, og kan fatte avgjørelser i hvilken som helst sak som styret finner nødvendig at tas opp eller som eiere har sendt inn. Kravet er at saken er nevnt i innkallingen, og at det er mulig å fatte en beslutning. Saker som ikke er nevnt i innkalling har ikke noe å disse møtene å gjøre, og må tas opp enten med styret direkte, på et beboermøte i etterkant av samlingen, eller på en ekstraordinær generalforsamling eller årsmøte.

Styrets beslutningsmyndighet

Formelt sett har styret samme beslutningsmyndighet som generalforsamling og årsmøte i saker som krever simpelt flertall, altså at flertallet er enige med 1 eller flere mer enn mindretallet. Men når det gjelder ombygging, påbygging eller andre vesentlige endringer på eiendomsmassen eller tomten den står på, er dette vedtak som krever 2/3 flertall på generalforsamling og årsmøte, og det må da også tas opp der.

Generalforsamling og årsmøte kan gi styret fullmakt til å vurdere og eventuelt godkjenne påbygginger som balkong, boder, endring av gjerder og felling eller planting av trær, men dette er ting som går utover normal drift, og må derfor gå via generalforsamling eller årsmøte.

En eier – en stemme

Uansett hvor mange seksjoner eller andeler man eier, har hver eier én stemme på generalforsamling og årsmøte. Det er anledning til at en andelseier kan vøre fullmektig for en annen, om eksempelvis en halvpart av et par er bortreist, eller noen er medeier av en andel eller seksjon, men bor der ikke selv.

Hvilke vedtak kan og bør ikke fattes!

De viktigste kravene til hva som kan vedtas og ikke er lovfestet i henholdsvis Lov om Burettslag og Lov om eierseksjonssameier. Men det aller viktigste er kanskje at generalforsamling og årsmøte kan ikke vedta noe som er egnet til å gi visse eiere en urimelig fordel til skade for andre eiere eller laget.

Styrets beslutningsmyndighet

Styret kan ta mange avgjørelser og gjøre større disposisjoner i budsjettet, men det er ikke dermed sagt at det er lurt. Styret har samme myndighet som generalforsamlingen og kan eksempelvis sette opp fellesutgifter fra årsskiftet, og så legge fram godkjenning på årsmøte. Om det må skje nødvendige endringer i budsjettet for eksempel, så kan styret ta en avgjørelse på det, men det bør også godkjennes av generalforsamlingen eller årsmøtet.

I borettslag er det styret som fastsetter husordensreglene, men det vil ikke si at det ikke er bra å involvere generalforsamlingen. I eierseksjonssameier må endringer i husholdningsregler fattes av årsmøtet uansett.

Generalforsamlingen og årsmøtet må alltid følge lover, forskrifter, vedtekter og husordensregler. Også bindende avtaler som tidligere er inngått av borettslaget eller sameiet, må respekteres av høyeste myndighet. Det betyr ikke at vedtak som er gjort tidligere ikke kan omgjøres av generalforsamlingen eller årsmøtet.

Hvordan fatte vedtak

Generalforsamling og årsmøte kan fatte vedtak, gi instrukser til styret, eller omgjøre tidligere vedtak. Vedtakene avgjøres ved stemmegivning, ved simpelt flertall eller kvalifisert flertall.

Simpelt flertall betyr at det alternativet med flest stemmer vinner. Kvalifisert flertall betyr at det er et flertall på to tredeler av avgitte stemmer, det inkluderer også fullmakter. Så det er viktig at møteleder og/eller en telle-assistent har kontroll på at de stemmegivende har stemmerett og/eller fullmakt. Dette kontrollerer man ved å se på listen over andels- eller seksjonseiere.

Bygging av balkonger eller tilbygg, og installering av heis er typiske eksempler på saker som krever to tredels flertall. Det samme gjelder for vedtektsendringer.

Ved stemmelikhet er det tilfeldighetene som rår. Ifølge borettslagsloven skal avgjørelsen da skje ved loddtrekning.

Til det beste for fellesskapet!

Styret velges av generalforsamling og årsmøte og har stor beslutningsmyndighet i kraft av å jobbe for det beste for fellesskapet. Men det er viktig at styret jobber etter en filosofi om å involvere generalforsamling og årsmøte, at man gir informasjon og spiller med åpne kort, og holder fellesskapet oppdatert når det er viktige saker og store ting som skjer.

Ha litt rom i budsjettet

Dersom et sameie eller borettslag driftes på en god måte, vil styret ha fellesskapet i ryggen på de beslutningene som tas. Det kan være smart å gi seg selv litt ekstra rom i budsjettet, slik at man ikke risikerer å måtte kalle inn kapital i etterkant fordi man har beregnet for snaut med penger. Styret bør skape handlingsrom for seg selv, og ikke gjøre det vanskeligere enn det må være.

Sett heller opp 55 000 kroner i stedet for 49 900 kroner. Hvis man skal gjøre vedlikehold på en halv million, så bør man sette opp 600 000 kroner i budsjettet.

Svært få henger seg opp i om fellesutgiftene øker med 4,9 eller 5,1 prosent.

Det som er viktig er at styret som velges av generalforsamling og årsmøte jobber med det beste for alle eierne i tankene i den perioden de er valgt inn.