Slik skal årsmøte og generalforsamling varsles

Det nærmer seg tiden for årsmøte i sameier og generalforsamling i borettslag. Planlegging er nøkkelen til god gjennomføring, og i denne artikkelen vil du få kjennskap til frister, hva som er lurt å tenke på for styret i planleggingsfasen, og hvordan innkallingen skjer ryddigst mulig.

Kommunikasjon med forretningsfører

Generalforsamling og årsmøte er høyeste myndighet i borettslag og sameier, og en årlig hendelse som kan virke samlende for det mikro-demokratiet et sameie eller borettslag er.

Det er stort sett de samme lovkravene som gjelder med tanke på frister og hvilke saker som skal tas opp og ikke på disse samlingene. For enkelhets skyld kaller vi begge deler for årsmøte i denne artikkelen.

Årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni

Årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni, og det er en stor andel årsmøter som holdes fra påske og frem mot sommeren.

Flere ting vil bli påvirket av datoen for møtet, så styret bør sette en dato for årsmøtet så rast som mulig ved et nytt års begynnelse. Fristene for når møtet skal varsles og innkallingen sendes, henger nemlig sammen med denne datoen. Når datoen er satt er det enklere å forholde seg til de andre fristene; varsel, innkalling, signering av protokoll og oppdatering av styresammensetningen i Brønnøysundsregisteret.

Send varsel når datoen er satt

Så snart datoen er bestemt, kan varsel sendes ut til eierne. Varselet er et enkelt skriv hvor det står informasjon om dato og tid for årsmøtet. Det skal også inneholde en frist for når eierne må ha sendt inn saker som de vil ta opp. Styret bør sette ganske kort frist for å motta saker fra eierne, slik at fristen

  1. ikke glemmes av eierne og
  2. gir styret god nok tid til å behandle sakene før neste steg.

Tilpass behandlingstiden etter størrelse

Den neste fristen styret må forholde seg til, er den for innkallingen til årsmøtet. I innkallingen skal det finnes saksliste med forslag til vedtak. Det er viktig at styret i forkant har hatt tid til å behandle sakene som kommer inn.

Ofte vet styret lang tid i forveien hvilke saker som skal behandles, fordi man har jobbet med dette i styreperioden. Men hvor lang tid styret trenger på å behandle sakene, varierer med størrelsen på sameiet eller borettslaget. Det er viktig å avpasse fristene for varsling og innkalling til det enkelte borettslaget og sameiet.

I et ryddig, lite sameie kan man ha stramme frister, mens i et større sameie eller borettslag bør  frister for innsending av saker, behandling av disse fra styrets side, og utsending av innkalling være lengre.

I et større borettslag kan det være store saker med omfattende budsjetter – da bør styret ha forberedt seg godt i forkant, mens noen steder er det bare de faste sakene som står på agendaen. Dette bør tidsfristene gjenspeilte.

Forretningsfører som mottaker av saker

Når det er forretningsfører som mottar saker fra eierne og bistår styret med å vurdere om det er ting som skal opp på årsmøtet eller ikke, så kan behandlingsfristen settes til en uke. Det kommer stort sett tydelig fram om sakene som kommer inn er av den typen som skal tas opp på årsmøtet, eller om det er en sak for styret å jobbe med i det daglige.

Innkalling kan sendes tidligst 20 og senest 8 dager før årsmøtet

Innkallingen må være sendt tidligst 20 dager og senest 8 dager før årsmøtet skal finne sted. En veldig effektiv varsling og innkalling kan skje på 8 + 8 dager. Det vil si 8 dager for styret til å motta saker og behandle dem, og 8 dager til selve årsmøtet. Vær oppmerksom på at dette er korte frister for både styret og eierne. Beregne gjerne litt lengre tid enn dette.

Hvordan kalle inn til årsmøte

Det er viktig å ha kontroll på at varselet og innkallingen til årsmøtet blir sendt til alle eierne. Husk det er kun eierne som skal ha varselet! Det er eierne som skal ha innkallingen, og kun eierne som har stemmerett. Innkallingen bør skje elektronisk da kopiering og trykking tar tid og koster penger, og det er den sikreste måten å sørge for at eierne blir informert. Unntaket er i de litt sære tilfellene om styret eller forretningsfører vet at en eier ikke har eller vil gi ut sin epost.

Det er normalen nå at fakturaer sendes på epost og autogiro varsles på epost, så eposten til en eier bør finnes i et elektronisk system fra tidligere.

I eierseksjonsloven står det at kommunikasjon kan skje elektronisk. I mange tilfeller er en epostadresse nå likestilt med en postadresse. Det er eiers ansvar at epostadressen er oppdatert. De må selv melde fra om endringer slik at styret og forretningsfører kan kontakte vedkomne på denne måten.

Lag en tydelig innkalling til årsmøtet

Årsmøtet kan være en effektiv affære som eierne har tid og lyst til å få med seg. Eller det kan dra ut i det uendelige. Er det uten struktur og en tydelig møteledelse vil det være noe som bare engasjerer de mest iherdige eierne.

Styrets forberedelse til årsmøtet starter når det dukker opp behov for å gjøre noe som flertallet må være med på å stemme over. En rehabilitering eller etablering av lekeplass er for store saker til at de kan forberedes godt nok under bare noen uker. De sakene som styret legger fram for årsmøtet har man altså lang tid til å forberede.

Forberedelser er nøkkelen til effektive årsmøter

En tydelig saksliste med tydelige forslag til vedtak er en betydelig del av dette. Saker som kommer inn, både fra styret og fra eierne, må være godt nok gjennomarbeidet til å kunne fatte et vedtak på under årsmøtet. Innsender må sende inn det forslag til vedtak som det går an å stemme over. Sakene må belyses fra flere sider og det må følge med et forslag til vedtak.

Styreleder eller forretningsfører mottar alle saker fra eierne. Hvis en eier sender inn en sak innen fristen, så må forretningsfører eller styreleder avgjøre om dette er en sak for årsmøtet eller ikke.  Hvis det ikke kommer tydelig frem hva en eier ønsker å fremme og fatte et vedtak om, må forretningsfører eller styreleder ha en dialog med vedkomne. Dette for å finne ut om forslaget kan gjøres tydelig nok for årsmøtet. Blir det ikke tydelig nok, må det gis mer tid og jobbes videre med. Et tips er å alltid møte alle forslagsstiller med dialog og respekt, uansett, da løser det meste seg.

En erfaren forretningsfører ser tydelig hva som skal opp på et årsmøte og ikke. Et årsmøte er for de litt tyngre sakene. Mindre saker som handler om den daglige driften, som smøring av dørpumper, vasking av trappeoppganger eller bråk fra naboen hører ikke hjemme på årsmøtet. Man trenger ikke årsmøtevedtak på en ny dørpumpe.  Forretningsfører må heller gi beskjed til styret om at det har kommet inn en sak på dette.

Innkallingen til årsmøtet kan ikke ha ufullstendige saker. Regnskapet må legges ved hvis regnskapet skal godkjennes. Om det er en lekeplass som skal etableres må det komme fram hvor den skal ligge, hva den skal koste, hva som er rammene rundt – må det hugges trær for å få plass til den, eller skal den ligge på samme sted som den gamle plassen.

Det kan selvsagt dukke opp ting på årsmøte som gjør at et vedtak vil bli ufullstendig, da må saken utredes videre.

Når det ikke er mulig å fatte vedtak

Er det ikke mulig å fatte et vedtak om et forslag på årsmøtet, kan dette i stedet tas opp på et ekstraordinært møte, for eksempel en måned senere, når man har fått tid til å vurdere nye punkter.

Har dere har spørsmål om gjennomføring av generalforsamling eller årsmøter i borettslaget og sameiet?

Ta en telefon til Stian Carlsen vår fagansvarlige for styrearbeid. Du kan også sende en e-post eller bruk vårt kontaktskjema.

stian@boligforvalterne.no

90 91 62 17

Husk dette;

  • Planlegging er viktig
  • Sett dato tidlig
  • Overhold frister
  • Gi tilbakemeldinger på innkomne saker
  • Driftssaker løses utenom
  • Vær tydelig