Hvordan gjennomføre effektive årsmøter?

For at årsmøtet i sameiet eller generalforsamlingen i borettslaget ikke bare skal bli prat på en uendelig tidslinje, er det viktig at styret har gjort gode forberedelser og at møteleder gjør sin jobb riktig.

Nøkkelen til effektive møter

Høyeste myndighet i borettslag og sameier, er generalforsamlingen og årsmøtet. Beslutninger som fattes på disse samlingene, setter rammene for hva styret skal bruke tiden på i den kommende styreperioden. For enkelhets skyld kaller vi begge deler for årsmøter i denne artikkelen.

Et effektiv gjennomført årsmøte, avhenger av mange faktorer.

• Riktige prosedyrer for behandling
• Klare beslutninger
• Et styre og en møteleder som har gjort forberedelsene sine
• En møteleder som holder seg til agendaen og kan komme tilbake til saken om praten sklir ut

For at eierne skal orke å møte opp, kan ikke årsmøtet bli et rent kaffeslabras. Det er viktig at saker som bør ta 5 minutter, ikke tar 30 minutter eller mer, eller at møteleder stadig lar seg vippe av pinnen av sterke personligheter og personer med store meninger. 

Borettslag og sameier er som mini-demokratier, og som ved Stortingsvalg spiller det også her en rolle hvor mange som faktisk møter opp. Møter et mindretall av eierne opp, kan de bestemme over flertallet, om ikke flertallet er til stede. Styret bør derfor oppfordre eierne til å møte, eller sende fullmakt.

Forberedelser til årsmøtet

Det meste som kan gå galt på et årsmøte, skyldes dårlig planlegging. På selve dagen bør styret møte i god tid før årsmøtet starter, slik at det er mulig å rette på eventuelle mangler.

• Sjekk at eventuelle tekniske hjelpemidler fungerer.
• Skal det være servering, så sørg for at det som skal serveres er satt frem klart, og for at stemmesedler og annet materiell som trengs er på plass.

Avklar fullmakter og øvrige stemmeberettigede før møtet går i gang.

Hver andels- eller seksjonseier har 1 stemme, uavhengig om vedkommende eier flere leiligheter. Den som teller stemmesedler og fullmakter må påse at det stemmer med liten over eiere.

Det er svært viktig at det kun er stemmeberettigede som avgir stemmer og ikke leietakere, innleide håndverkere eller andre. Noter ned hvor mange stemmer som er representert, hvor mange stemmer som skal til for å få simpelt flertall, og hvor mange som må til for å få 2/3 flertall, hvis det står noen slike saker i innkallingen.

Formell igangsettelse av årsmøtet

Styreleder ønsker velkommen, og informerer om planen for årsmøtet. For at det skal bil et effektivt årsmøte, bør det ikke gis rom for å diskutere om denne planen er OK. Det er sjelden bemerkninger til hvordan innkalling er gjort og sakslisten ført opp. Hvis det kommer kan de noteres ned til neste gang, men gå raskt videre.

Valg av møteleder

Styreleder er møteleder, med mindre man velger en annen, for eksempel forretningsfører eller en advokat. Møteleder også er ansvarlig for protokollførsel av alle saker som behandles, og vedtak som fattes.

For å få et effektivt årsmøte er det viktig at møteleder er forberedt og holder seg til sakslisten. Når regnskapet skal godkjennes, skal praten handle om regnskapet, ikke noe annet. Hvis det kommer opp noe som er relatert til en annen sak på listen, kan man ta det opp når årsmøtet skal behandle den saken.

Saker som ikke står på sakslisten

Men det er ikke uvanlig at det kommer opp en mengde saker som ikke står på sakslisten, og som heller ikke har noe på et årsmøte å gjøre –  noen har blitt forfordelt en parkeringsplass, man liker ikke naboens nye katt, en dørpumpe fungerer ikke som den skal, eller renhold gjøres ikke godt nok. Dette er en blanding av ting å ta opp direkte med styret når det oppstår, ting som kan diskuteres på dugnad, eller på et eventuelt beboermøte med styret til stede i etterkant av årsmøtet.

Som det står i Lov om Eierseksjonssameier i § 44:

Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet

a) Behandle styrets eventuelle årsberetning

b) Behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår

c) Velge styremedlemmer

Det er ikke krav om rekkefølgen på behandlingen av disse. For at ikke valget av styremedlemmer tas helt til slutt og man risikerer å bli sittende igjen lenge om ikke noen vil stille, kan det være lurt å avklare dette valget før man begynner på sakene som ikke er faste.

Behandle sakene på årsmøtet

Saker som ikke er oppført i innkallingen kan heller ikke behandles. Et unntak er hvis absolutt alle med stemmerett i laget er til stede på møtet og kan ta en beslutning der og da. Den enkelte skal vite hva hen går glipp av ved ikke å møte, og eierne skal også ha tid til å forberede seg på sakene.

Sakene må være godt opplyst og det må finnes et forslag til vedtak for hver enkelt sak, slik at det vil komme tydelig frem hva som blir vedtatt. Det er her en presis innkalling kommer til nytte da den styrer hvor mye jobb det blir for møteleder under selve årsmøtet. En tydelig saksliste og tydelige forslag til vedtak reduserer muligheten for misforståelser og ekstraarbeid.

I de fleste saker er det simpelt flertall som gjelder, men større saker som ombygging, påbygging eller endring av bebyggelse eller tomt som går utover vanlig drift, krever 2/3 flertall. Kjøp og salg av eiendom, sammenslåing, og endring av vedtekter også.

Ved forslag om større prosjekter hvor borettslaget eller sameiet kanskje må ta opp lån, eller bruke en god del av fellesskapets midler, kan det lønne seg å flytte godkjennelse av budsjett til slutten av sakslista. Det er ikke styret som fastsetter budsjettet, men styret setter opp forslag til budsjett på høsten, og dette behandles på årsmøtet.

Under møtet har møteleder har sakslisten foran seg, og noterer underveis om det kommer opp innsigelser rundt forslagene.

Protokoll fra årsmøtet

Protokoll fra årsmøtet er viktig. Den skal ikke inneholde alle mulige argumenter og synspunkter i en sak som har kommet frem på årsmøtet. Den skal inneholde hva som ble besluttet, omtrent som en kopi av innkallingen, men i tillegg hva som faktisk ble vedtatt. Eksempel på ordlyd i protokollen er:

Forslag til vedtak: Budsjettet foreslås godkjent
Vedtak: Budsjettet ble enstemmig vedtatt

Eller

Forslag til vedtak: Bygge lekeplass innenfor en ramme på 300 000 kroner.
Vedtak: Forslaget ble nedstemt med 51 mot 45 stemmer.

Når årsmøtet har kommet til enden av sakslisten, kan møteleder erklære møtet for hevet.

Det er litt etterarbeid som også må gjøres:

• Signere, ferdigstille og lagre protokollen så det kan gjøres tilgjengelig for eierne.
• Send inn protokollen til forretningsfører
• Endringer i styret skal meldes til Brønnøysundregisteret

Etter møtet er det mulig å organisere et eiermøte. Dette kan være en hyggelig anledning til å bli bedre kjent med naboene sine, og styret som er valgt inn til å drifte sameiet eller borettslaget i den neste perioden.